El jefe de protocolo es el encargado de la producción y organización de actos. Es quien delega ciertas responsabilidades a auxiliares, adjuntos, colaboradores y subordinados, pero está al tanto de cómo transcurre el evento; es quien coordina, comprueba que todo funcione y que salga conforme está previsto.
Funciones de un Jefe de Protocolo
- Elaborar los ordenamientos, las precedencias y los procedimientos protocolares de la institución.
- Trabajar en la planificación, organización, coordinación y supervisión todos los actos y ceremonias protocolares, tanto dentro como fuera de la Institución. Por ejemplo: Redactar los guiones de los actos.
- Supervisar la correcta aplicación de las normas y disposiciones referentes a las precedencias y los símbolos en todos los niveles (local, autonómico y nacional).
- Coordinar las acciones correspondientes a cada una de las áreas involucradas en la actividad protocolar de la institución: auxiliares de protocolo, azafatas, seguridad…
- Asesorar al personal en general en temas de ceremonial y protocolo.
- Programación y planificación de la agenda protocolar.
- Asesoramiento y asistencia en la organización de actos.
- Acordar contenidos y difusión con el área de prensa y comunicación y gestionar los recursos de todas las actividades protocolares realizadas (fotos, videos, discursos, entre otros.)
- Mantener actualizado tanto el fichero protocolar de las autoridades de todas las demás instituciones relacionadas como los antecedentes, disposiciones y documentos sobre ceremonial y demás referentes a la actividad protocolaria.
- Velar por el cumplimiento estricto de las órdenes emanadas para la organización de un acto o ceremonia.
Sus responsabilidades específicas deben concretarse en dirección según la naturaleza de cada acto para determinar: honores, espacio, seguridad, símbolos, etc.
Habilidades clave que debe tener un Jefe de Protocolo
Algunas de las habilidades con las que debe contar un buen jefe de protocolo son:
- Excelente Comunicación: La comunicación efectiva es fundamental en el protocolo, ya que un jefe de protocolo debe interactuar con una variedad de personas, incluyendo dignatarios, autoridades, invitados especiales y miembros del equipo. Debe ser capaz de comunicarse de manera clara y cortés en diferentes situaciones y con diferentes culturas.
- Gestión de Eventos y Protocolo: Un buen jefe de protocolo debe tener un profundo conocimiento de los principios del protocolo y la etiqueta, así como la capacidad de planificar y coordinar eventos de manera eficiente. Esto incluye la disposición de invitados, el orden de precedencia, la gestión de ceremonias y otros aspectos relacionados con la organización de eventos.
- Habilidad para Adaptarse a la Cultura y el Protocolo Local: El protocolo puede variar significativamente de un país a otro e incluso de una institución a otra. Un buen jefe de protocolo debe ser capaz de adaptarse a las normas y costumbres específicas de la organización o lugar en el que trabaje.
- Liderazgo y Gestión de Equipos: La capacidad de liderar y gestionar un equipo de profesionales de protocolo es esencial. Esto implica la coordinación de tareas, la supervisión de personal y la capacidad de mantener la calma y la eficiencia en situaciones de alta presión.
- Resolución de Problemas: En el mundo del protocolo, pueden surgir situaciones inesperadas o conflictos que requieran una solución rápida y diplomática. Un buen jefe de protocolo debe ser hábil en la resolución de problemas y la toma de decisiones adecuadas para garantizar el éxito de los eventos y la satisfacción de los invitados.
El protocolo está basado en la cortesía, esencia de la educación, que significa el respeto a las personas, sea cual sea su condición tanto social como personal o lo que es lo mismo el respeto integral. Su fin próximo es que las actividades en las que interviene o tiene prioridad de normativa, se hagan bien, debe resolver problemas, no buscarlos o crearlos. El objetivo final del protocolo es la convivencia, que ha de ser positiva pues si no lo es, este no existe..